¿En qué consiste el rediseño de oficinas?

La oficina es en esencia el lugar en el que se consolida una empresa. Puede que un negocio nazca en el garaje de una casa pero para dar el paso al éxito es fundamental contar con un espacio destinado a cumplir los objetivos del negocio y mantener sus alcances. Además, contar con instalaciones es fundamental a la hora de darnos a conocer, programar reuniones y conseguir clientes e inversionistas.

En la actualidad, la automatización de lugares gracias a la tecnología no sólo se ha quedado en el plano del hogar. Ahora también avanza por el camino de las oficinas y los espacios productivos. Así, desde la iluminación inteligente, persianas automáticas, hasta cámaras de seguridad inteligentes, el lugar de trabajo está recibiendo un cambio de imagen que podría alterar la forma en que los empleados pasan su tiempo en la oficina.

Pero, ¿en qué consisten las oficinas inteligentes? Usualmente, el horario de los trabajadores en una oficina es de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Esto supone estar sentado unas ocho horas, con ligeras variaciones, en un cubículo o un espacio físico determinado ¿cómo se mide la productividad? A la hora de estar en una oficina la tecnología puede cambiar la forma en la que los trabajadores incrementan o disminuyen la productividad.

Desde sistemas inteligentes de iluminación y de enfriamiento, hasta cámaras conectadas e inteligentes para monitorear más de cerca a los empleados, las oficinas modernas y del futuro están siendo remodeladas por las tecnologías de la información en todos los niveles posibles con la finalidad de aumentar la productividad.

A lo largo de este artículo revisaremos cuáles son las piezas y en qué consiste la creación de una oficina de esa naturaleza. Piensa, por un momento en ¿cuántas veces has leído estudios sobre la luz y la productividad? Es momento de que, si tienes una empresa, consideres la implementación de nuevas tecnologías en tus oficinas.

¿Cómo se integra una oficina?

Si bien la iluminación inteligente no es nada nuevo, su desarrollo ha aumentado considerablemente al interior de oficinas y hogares durante los últimos años. Muchos de estos sistemas se basan en conexiones inteligentes entre sensores y motores que funcionan de manera automática.

Aunque muchos de estos sistemas están especialmente pensados para funcionar en hogares, es fácil ver cómo cada vez más pequeñas empresas que desean reducir costos de energía, proporcionar diferentes niveles de iluminación o estados de ánimo para incrementar la capacidad de sus empleados deciden implementarlos.

La capacidad de las oficinas inteligentes está definida en gran medida por el internet de las cosas. La mayoría de nuevas herramientas integran conexiones para poder funcionar, pero además funcionan con base en el conocimiento y gestión de funciones, es decir, inteligencia artificial.

Con esto, los instrumentos de automatización aprenden del comportamiento previo de usuarios para adaptarse a los momentos en que deben funcionar. Las luces, por ejemplo, saben a qué hora una persona necesita una iluminación en particular para ser productivos y con eso se adaptan a esa finalidad.

Además, las oficinas inteligentes integrarán la interconectividad y control, para poder manejarlo todo en sincronía. De esta forma, cada paso innecesario en el trabajo puede automatizarse, de manera que sea una cosa menos que una persona tiene que aprender/hacer en su espacio de trabajo.

Más allá de los muros

Un lugar de trabajo receptivo que ofrezca automatización para sus empleados se convierte en la oportunidad de extender la oficina más allá de sus paredes y así hacer posible una colaboración remota más completa. Si bien algunos se centran en aprovechar herramientas digitales para rehacer una oficina, otros empresarios ven la tecnología como una forma de crear lazos que unan a los empleados sin importar su ubicación.

Mike Finley, analista de aprendizaje automático de la firma Answer Rocket afirma que “una oficina inteligente puede no ser una oficina en absoluto. Con personas que trabajan en donde quieren estar, la productividad y la moral mejoran mientras los costos caen. La idea desactualizada de supervisión puede ser reemplazada por medidas reales de progreso en tiempo real, mediante herramientas que conectan el negocio con ganancias”.

Por ejemplo, los espacios para reuniones de trabajo con realidad aumentada están tomando forma y permiten un nuevo nivel de colaboración en el cual todo es más presencial. Por ello, la integración de tecnología permite un lugar de trabajo en el cual los límites tradicionales de oficina pueden disolverse para que haya un impacto en las actitudes de empleados y la calidad de su trabajo.

Las consecuencias de la implementación tecnológica

¿Cómo afecta la implementación de la automatización en oficinas? Por un lado, la oficina en cuestión hace que el negocio tenga mucha más eficiencia. Por ejemplo, al usar sensores se puede rastrear cuáles son las salas de juntas más utilizadas y así, la administración puede definir cuál es el espacio que por sus características resulta más productivo.

Además, la seguridad también puede mejorar al interior del espacio de trabajo. Implementar el uso de cerraduras inteligentes requiere claves encriptadas que son difícilmente descifrables. Por ejemplo, un gerente podría revocar el acceso a una sala de juntas en caso de que considerara que la misma está en condiciones de vulnerabilidad.

Además, al usar dispositivos y sensores inteligentes que recopilan información sobre los trabajadores y cómo se usa la oficina también pueden difundirse entre los colaboradores, con eso ellos mismos son susceptibles de mejorar su productividad y saber qué están haciendo y qué no, que permite incrementar los números positivos. En este sentido, los resultados serán medibles y permitirán mayor intercambio en materia de comunicación con los colaboradores.

Ventajas de la implementación

El objetivo de todo negocio es llegar de la mejor forma a sus clientes. Aunque parezca poco importante, un cliente potencial puede interesarse en la forma en la que funciona tu oficina. Supongamos que están en medio de una junta, hacer que el cliente se sienta seguro y cómodo es fundamental a la hora de convencerlo y por eso preguntas algo como “¿está bien la luz?”.

En ese momento puedes controlar la iluminación de la sala y de esa forma asombrarlo. Con una oficina inteligente muestras tu liderazgo en materia tecnológica y además das representatividad a valores como la innovación que seguro está dentro de tu empresa.

Si bien cerrar un cliente puede ser complicado, hacer uso de la tecnología adecuada puede darte rentabilidad para empezar a crear mejores relaciones. Al brindar comodidad generas confianza y nuevos prospectos con los cuales intercambiar negocios, y así cada visita de tu prospecto será un éxito.

Al igual que en tu casa, contar con una oficina inteligente te brindará la oportunidad de ganar confort, productividad, y ahorro para que tengas mejores resultados. Asesórate con los expertos para que implementes estas acciones en el espacio de trabajo que lideras. Considéralo una inversión.